home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / ADDRLBL3.ARJ / ADDRESS.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-05-28  |  24KB  |  475 lines

  1.  
  2.  
  3.                               ADDRESSES & LABELS
  4.                                   Version 3.0
  5.                                   USER MANUAL
  6.  
  7.                                 Copyright (C) 
  8.                             T. R. Clark, 1987-1991
  9.                              All rights reserved.
  10.  
  11.                            Atlantis Software, Inc. 
  12.                             25308 S. E. 35th Street
  13.                               Issaquah, WA 98027
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.                        S H A R E W A R E   V E R S I O N
  30.  
  31.    The Shareware version of ADDRESSES & LABELS is completely functional  except
  32. for the autodial feature, this is reserved for registered users.
  33.  
  34.  
  35.                                  INTRODUCTION
  36.  
  37.    This package represent the third major revision to ADDRESSES  & LABELS.  The
  38. time and effort invested to produce a  method of  storing an  address list,  we
  39. hope, will provide you with a valuable tool and a good reason to justify owning
  40. a computer if one does not already exist. With this version, we have added more
  41. fields and more sorting options, we have added the  ability to  create a  phone
  42. list that can be read  by utilities  for auto  dialing through  your modem.  In
  43. addition, we have added a substantial user interface to make navigating through
  44. the commands as  easy and  efficient as  possible. The  user no  longer has  to
  45. respond  to  menus  with  numeric  commands. The  pull down  menu system,  used
  46. extensively by Borland International and Microsoft,  allow the  users a  simple
  47. and intuitive method of accessing all the power of this program. What was  once
  48. just a fast performing program now breaks the sound barrier. All data is stored
  49. in files as string data and no numeric processing is performed. Each record  is
  50. 317 bytes long and the file size is only limited by your computer's memory.  It
  51. is suggested, however, that each file size be restricted to not more than 1,000
  52. records. This will allow for faster sorts and searches. It is further suggested
  53. that separate files  be set  up for  different unrelated  categories of  names.
  54. Business associates, customers, family-friends would best be placed in separate
  55. files and called up individually. We have added the ability to "tag" any record
  56. in the file for the purpose of limiting action to only those records that  have
  57. been tagged. We have included the ability to tag all records, untag all records
  58. and reverse all tagged records. The purpose of the last feature is to allow the
  59. elimination of a few  records from  action by  tagging those  few records  then
  60. running the reverse tag feature. In order for the  tagged records  to be  acted
  61. upon, one must activate the tag status by pressing the AltF3 key. The status of
  62. this  tagged feature  is displayed  in the  ADVISORIES section  of the  viewing
  63. screen.  The  printer  may  be  configured  to  either  HP  LaserJet  or  Epson
  64. compatibility by  using the  SETUP feature  in the  pull down  menu system.  By
  65. activating the DOT MATRIX selection, the program  is automatically  set to  the
  66. Epson standard.
  67.  
  68.    Two additional sort fields have been added. In addition to the primary  SORT
  69. FIELD, you may also sort by CITY and DATE fields. The purpose for these options
  70. is to group your list by geographical area  or time.  Three text  files may  be
  71. created  from  either the  whole list  or the  tagged records  only. The  files
  72. consist of an address file listing the names,  addresses and  phone numbers.  A
  73. mail merge file designed for  word processing  mail merge  features. This  file
  74. includes the names and address along  with a  salutation and  amount. The  last
  75. text file, the phone list, is provided for phone autodialer programs and also a
  76. personal listing of phone numbers.
  77.  
  78.    You have the option of generating  labels from  the names  and addresses  on
  79. either a 1 up or 3 up format. These may  be printed  on a  HP compatible  laser
  80. printer  or  an  Epson  compatible  dot  matrix  printer. These  labels may  be
  81. generated for  either the  current record  (any quantity)  or multiple  records
  82. chosen from the active file.
  83.  
  84.    Envelopes,  like labels,  may be  printed from  either a  laser printer  (HP
  85. LaserJet III with center envelope feed) or dot matrix printer and you have  the
  86. option of including a return address on the envelope.
  87.  
  88.  
  89.                                    SHAREWARE
  90.  
  91.    ADDRESSES & LABELS is copyrighted software.  You may copy ADDRESSES & LABELS
  92. for the purpose of letting others evaluate it. Non-profit user  groups and  BBS
  93. operators  may make  evaluation copies  available to  their members.  Shareware
  94. distributors should write for the  latest version.  ADDRESSES &  LABELS is  not
  95. public domain software. It is not to be sold or distributed in conjunction with
  96. any other product.
  97.  
  98.    The  name  ADDRESSES &  LABELS is  a trademark.  You are  granted a  limited
  99. license to use the program  for 30  days for  the purpose  of evaluation.  This
  100. software is supplied "as is" without warranty of any kind, either expressed  or
  101. implied. Atlantis Software expressly disclaims any warranty of  merchantability
  102. or fitness for any purpose.
  103.  
  104.    If you want to continue using this software, please register as  a user  and
  105. receive the latest upgrade by sending $29.00 (price good to 12/31/91) to:
  106.  
  107.                             Atlantis Software, Inc.
  108.                             25308 S. E. 35th Street
  109.                               Issaquah, WA 98027
  110.  
  111.                                  REGISTRATION
  112.  
  113.    Registered users will receive the  latest version  of A  & L  that does  not
  114. display the registration request and that has an active autodial function.   In
  115. addition to the software, registered users will receive a printed  copy of  the
  116. documentation. Registered users will also be  notified on  the availability  of
  117. upgrades and provided technical support.
  118.  
  119.                                 FILES REQUIRED
  120.  
  121.    Following is a list of files required to run A & L:
  122.  
  123.        ADDRESS.EXE  Main program module
  124.        ADDMONO.FRM  Monochrome adapter form (not necessary with color monitors
  125.                    unless gray scale VGA)
  126.        ADDRESS.FRM  Color adaptor form
  127.        ADDRESS.QSR  Screen Library
  128.        ADDRESS.DOC  Documentation
  129.        READ.ME     Setup documentation
  130.  
  131.                                 GETTING STARTED
  132.  
  133.    The proper syntax  to run  ADDRESSES &  LABELS is  to enter  ADDRESS at  the
  134. command line. Be sure that you have selected the directory in which A  & L  was
  135. originally installed unless you have  included this  directory in  the PATH  in
  136. your AUTOEXEC.BAT file. If you are using a monochrome or an LCD screen and  the
  137. characters lack contrast, try re-running the  program by  entering ADDRESS  /B.
  138. This will force the program to adjust the  screen for  monochrome viewing.  The
  139. screen  you  now  see  consists  of  seventeen  fields for  storage of  various
  140. information concerning individuals or businesses.   This  is the  one and  only
  141. screen used for this program.  When entering  information in  most fields,  the
  142. program automatically capitalizes the first letter of each name or word  saving
  143. the user keystrokes. The Sorting Date  and Amount  fields are  the only  fields
  144. restricted to numbers, all others are fairly free-form in allowing  you to  use
  145. them in anyway that meets your particular needs.
  146.  
  147.    Enter a DOS structured file name of your choice leaving  out the  extension.
  148. After pressing RETURN, the form is ready to receive your first record.
  149.  
  150.                                  INPUT SCREEN
  151.  
  152.                                  ADDRESS LABEL
  153.  
  154.        Name: Two fields of thirty characters each are available for this
  155.        information. It is urged that the first field always be used and the
  156.        second left blank if not needed. This space, if unused, will be
  157.        eliminated during the various print routines.
  158.  
  159.        Company: This field is provided for a company name but it is not
  160.        restricted to that use.  Feel free to enter any information here that
  161.        you may want to appear on an address label or envelope, etc.
  162.  
  163.        Street: Thirty character positions have been provided.
  164.  
  165.        City: Sixteen character positions have been reserved for this field. 
  166.        This limitation is due to the requirement that the city, state and zip
  167.        code be printed on one line and in order to provide room on labels,
  168.        these field length have been shortened. Also be aware that the records
  169.        may be sorted by this field.
  170.  
  171.        State: A two letter code will automatically be capitalized when entered.
  172.        Canadian Provinces now also use a two letter code. If the addressee is
  173.        foreign, other than Canada, it is suggested that this field be left
  174.        blank and the address be spread among the other fields. Keeping in mind
  175.        that the CITY-STATE-ZIP fields are always printed on one line.
  176.  
  177.        Zip: This field will handle the nine digit zip codes being promoted by
  178.        the US Post Office.  When a foreign country is involved, you may use
  179.        this field to enter the country name.
  180.  
  181.  
  182.                                  PHONE NUMBERS
  183.  
  184.        Residence: The phone numbers may be used as needs demand.  We have
  185.        designated these two fields as residence and bus/other as guidelines.
  186.        Youmay even make comments in these fields regarding a number.  The
  187.        entries do not have to be numeric.
  188.  
  189.        Bus/Other: Intended for us for business numbers, one may enter a FAX
  190.        number here and the main business number in the Residence field. Since
  191.        we have  allowed 18 character positions in these fields, one could
  192.        identify the FAX number as follows:   [1-800-555-1212 FAX]
  193.        Autodialing thru your modem is available. In this case, all numbers
  194.        appearing in the above fields will be dialed. Therefore you may not want
  195.        to include an extension in the field. The above FAX number would be OK
  196.        since only numbers are recognized. The following example would not work
  197.        [1-206-555-1212 ext 304] since the 304 would also be included. To
  198.        autodial, display the record then press Alt-F8. Respond to the question
  199.        with either an [R]esidence or [B]usiness/Other to indicate which field
  200.        you want dialed. Be sure your modem is on. When the dialing is complete
  201.        and you have picked up the phone, hit any key to release the modem.
  202.  
  203.  
  204.                                  MISCELLANEOUS
  205.  
  206.        Salutation: The primary purpose for this field is to enter a salutation
  207.        for a letter.  When utilizing  word processor mail merge features, this 
  208.        information may then be injected into the letter.  Proper form would be
  209.        "Dear Mr. Jones:" or "Dear Dr. Smith" or "Dear Sir or Madam:", etc.
  210.  
  211.        Sort Field: This is the second of three sort fields provided in this
  212.        version. It is presumed that this will be the sort field of choice. 
  213.        Enter the name on which you want this file sorted.  Normally one would
  214.        enter the last name of the individual shown in the first name field but
  215.        one could also enter the company name or whatever suits your needs.
  216.  
  217.        Amount: This field is intended primarily for numeric data which may be
  218.        referenced in a letter to be mail  merged to this list.  This field
  219.        along with the salutation is sent to the Mail Merge Text File feature of
  220.        this program.
  221.  
  222.                                 RECORD & DATES
  223.  
  224.        Record Number: Displays the current record number being displayed and
  225.        then the last record number of this file. This field is not available
  226.        for the user to change.
  227.  
  228.        Last Activity: The last date that there were any postings to this
  229.        record, otherwise the date the information was first entered. This field
  230.        is not available for the user to change.
  231.  
  232.        Sorting Date: This is the third field in which these records may be
  233.        sorted.  It can be used for birth dates or, in the case of a prospect
  234.        list, the date of last contact.  The date should be entered in the
  235.        format YYMMDD, six digits.  The first two representing the last two
  236.        digits of the year followed by a two digit month entry and finally, two
  237.        digits for the day.  May 2, 1989 would entered [890502].  It is not
  238.        necessary to enter the year in the case of birthdays. Just enter two
  239.        zeros for the year and the  birthdays will sort the records according to
  240.        when they fall during the year.
  241.  
  242.        Tag: This is controlled by the F8 key.  And a check mark appears in this
  243.        field when this record has been tagged for some activity.  This tag
  244.        controls which records will be printed on labels or envelopes or to text
  245.        files.  Note that the tag status (in the ADVISORIES section  of the
  246.        screen) has to be set to active for this feature to work even if an
  247.        individual record has been tagged.
  248.  
  249.                                      NOTES
  250.  
  251.        Two rows of thirty two characters each are provided for general
  252.        information concerning this individual record.  Please use accordingly.
  253.  
  254.                                   ADVISORIES
  255.        Active File: The name of the file being viewed.
  256.        Today's Date: If your system clock is correct, so will this date be
  257.        accurate.
  258.  
  259.        Tag Status: This is either active or inactive depending upon the setting
  260.        entered using the AltF3 key. When active, printing of labels and
  261.        envelopes along with data sent to text files is controlled by tagging
  262.        individual records using the F8 key. When a field is tagged, a check
  263.        mark appears in the tagged field on the screen display.
  264.  
  265.        Laser Status: Alternate between HP LaserJet compatibility and Epson
  266.        compatibility. When it is active, the system will generate HP commands
  267.        to the printer.
  268.  
  269.        Envelope Rt Ad: If active, return addresses will be printed on
  270.        envelopes. (See SETUP for entry of the return address.)
  271.        Labels 3-Up: Label stock normally comes in either 1 column (1-Up)
  272.        primarily for dot matrix printers or 3 column (3-Up) for laser printers.
  273.        If this section is active, the program assumes you are using 3 column
  274.        labels for printing.
  275.  
  276.                                      HELP
  277.  
  278.    During  data  entry,  pressing  the  F1  Key will  bring up  a help  message
  279. applicable to the particular field being filled.
  280.  
  281.                              NAVIGATING THE FIELDS
  282.  
  283.    Each field may be individually edited  without necessity  of total  reentry.
  284. Use the HOME-END-RIGHT-LEFT cursor control keys  to move  within an  individual
  285. field. Use DELETE and INSERT to adjust individual characters within  a field.  
  286. The UP and DOWN arrow keys move from one field to the  next, PAGE  UP and  PAGE
  287. DOWN jump from the first field, Name to the last field, Notes (2 rows).
  288.  
  289.                             NAVIGATING THE RECORDS
  290.  
  291.    Each time  the program  is run,  or a  new file  is opened,  the user  finds
  292. himself viewing the first record  unless no  information has  been entered  and
  293. then the user is looking at the same screen, first empty record.  Observing the
  294. function key definitions appearing at the bottom of the screen, these are  used
  295. primarily to  cycle through  the records  contained in  the files.   F3  always
  296. places the user in the first record of the  file.   F4 likewise  brings up  the
  297. last record in  the file.   F5  advances from  one record  to the  next and  F6
  298. reverses that procedure.
  299.  
  300.                              ENTERING NEW RECORDS
  301.  
  302.    When entering a new name to the file, unless this  is a  newly opened  file,
  303. press the F7 key to add a record to the end of the file.   The  screen will  be
  304. displayed with empty fields.  After you are satisfied that  the information  is
  305. correct, press the F2 key to add this  information to  the file.   A  momentary
  306. window will indicate that the file has been written.
  307.  
  308.                                 TAGGING RECORDS
  309.  
  310.    To tag and untag an individual record, press the F8 key while that record is
  311. being displayed on the screen.  The  tag box  should alternately  show a  check
  312. mark.  When this mark is displayed, this record is considered to be tagged  for
  313. printing purposes. Note that the TAG STATUS must be active for tagging to work.
  314. Activate TAG STATUS by entering AltF3.
  315.  
  316.                            SEARCHING RECORDS BY NAME
  317.  
  318.    By depressing  the ALT  key before  pressing one  of the  function keys,  an
  319. alternate set of function keys are displayed on the bottom line of the screen. 
  320. The user may search the file for an individual record by entering the first few
  321. characters of the SORT FIELD entry of the desired record.   Hold  down the  ALT
  322. key and then press the F1 key.  You will then be asked to  enter a  name to  be
  323. searched.  Assuming one does  not have  too many  Jones in  the file,  entering
  324. JONES, or JON will cause the program to search through the  records looking  at
  325. each SORT FIELD that had the beginning characters that you have requested.   In
  326. the first example, only JONES will be found.  The second example will also fine
  327. JONSON, JONNACK, etc. Please note that this  function searches  the SORT  FIELD
  328. only and not the NAME FIELDS.
  329.  
  330.  
  331.                           SEARCHING RECORDS BY NUMBER
  332.  
  333.    The ALT F2 key will jump the user to a specified record number.
  334.  
  335.                               CHANGING TAG STATUS
  336.  
  337.    The ALT F3 key alternately turns TAG STATUS on and off.  The  status of  the
  338. tag feature is indicated  in the  ADVISORIES box.  The purpose  of tagging  and
  339. setting this tag status is to control which  records are  to be  acted upon  by
  340. printing and text file creation.
  341.  
  342.                                DELETING RECORDS
  343.  
  344.    Records may be deleted by bringing them to the screen  using the  navigation
  345. procedures discussed earlier.  Press the ALT F10 key to erase the  record.   If
  346. you erased a record in error, you may return to that now blank record and press
  347. ALT  F9  to  undo  the  damage.    This  is  assuming you  haven't entered  any
  348. information to another record.
  349.  
  350.                     FUNCTION KEY COMMANDS SUMMARY
  351.  
  352.                                  FUNCTION KEYS
  353.  
  354.    F1     Help for field data entry
  355.    F2     Save any changes to a record or a new record
  356.    F3     Jump to the first record in the current file
  357.    F4     Jump to the last record in the current file
  358.    F5     Step back one record
  359.    F6     Advance one record
  360.    F7     Open a new record for data entry
  361.    F8     Tag/Untag the current (displayed) record
  362.    F9     Quick Print one envelope of the current  record (Be  sure printer  is
  363.         online before attempting to print)
  364.    F10    Display the pull down menu system
  365.  
  366.  
  367.                                ALT FUNCTION KEYS
  368.  
  369.    AltF1  Search SORT FIELD for a name
  370.    AltF2  Jump to a record number
  371.    AltF3  Alternate tag status from active to inactive
  372.    AltF4  Sort records by DATE
  373.    AltF5  Alternate between laser printer and dot matrix printer
  374.    AltF6  Alternate between printing an envelope return address
  375.    AltF7  Alternate between 3-up and 1-up label stock
  376.    AltF8  Thru your modem, dial a phone number (not  available to  unregistered
  377.         users)
  378.    AltF9  Undo Erase (current record must be one erased)
  379.    AltF10 Erase current record
  380.  
  381.                         PULL DOWN MENU SYSTEM
  382.  
  383.    By pressing F10,  you display  the menuing  system for  creating new  files,
  384. calling up files, deleting  files and  exiting the  program. The  ESC key  also
  385. works for exiting the program and also this menuing system.   The second  menu,
  386. found by pressing the right arrow key, allows the user to sort the current file
  387. by the SORT FIELD, CITY or SORT DATE.  It is also  from this  second menu  that
  388. the user may control all tags in the file by clearing them, tagging all records
  389. or reversing tags in all records.
  390.  
  391.                                  FILE CONTROL
  392.  
  393.    Use to create a new file, open an existing file, delete a file  or exit  the
  394. program. ESC may also be used to exit the program.
  395.  
  396.                                SORT/TAG CONTROL
  397.  
  398.    Sort individual files by Sort Field, City or Date. The  sort function  sorts
  399. on one field only. Subsequent version may include compound sort fields.
  400.  
  401.    Tag all records or clear all records of any tags. The last selection  allows
  402. the reversal of all tags in the file. The purpose of this command  is to  allow
  403. the elimination of a few records from some action. Tag the few records you want
  404. to exclude from a printout or a disk file and then run the reverse tag command.
  405. This will leave the few records untagged.
  406.  
  407.                                  PRINT CONTROL
  408.  
  409.                                   Text Files
  410.  
  411.        ADDRESS: This feature generates a text file of the address and phone
  412.        numbers of each tagged record or all records if the tagged status is
  413.        inactive. The purpose of this feature is to provide the user's the
  414.        ability to transfer address book information in a format usable in the
  415.        user's word processor.  With a word processor, the user may format this
  416.        information for inclusion in an address book.
  417.  
  418.        MAIL MERGE: This text file is designed to be used by one's  word
  419.        processor in the creation of similar letters to those names generated
  420.        here.  In addition to the ADDRESS LABEL, mail merge also adds the
  421.        salutation, amount and both NOTES fields to the text file. Since
  422.        elements of each record are deliminated by commas and quotation marks,
  423.        this file may also be imported by most spreadsheets.
  424.  
  425.        PHONE LIST: Produces a list of the phone numbers for use by automatic
  426.        dialing programs such as Borland's Sidekick.
  427.  
  428.                               Labels & Envelopes
  429.  
  430.               (Be sure printer is online before attempting to print)
  431.  
  432.        CURRENT: This will print as many copies as you need, up to 999, of the
  433.        current record displayed.  Tag status is ignored. F9 will print one
  434.        envelope of the current record.
  435.  
  436.        MULTIPLE: Prints one of each record or tagged record if tag status is
  437.        active.
  438.  
  439.        COMPLETE FILE: Prints out all the fields and records within the file.
  440.  
  441.                                      SETUP
  442.  
  443.    Store return address for envelopes and set startup defaults for Tag  Status,
  444. Laser Status, Printing return addresses and label stock size (1-up or 3-up). In
  445. addition, set the modem baud rate and communication port. The  baud rates  will
  446. normally be 1200 or 2400 and the COM port 1 or 2 but can also be set to 3 or 4.
  447. It is important that this port be set  the same  as your  modem, otherwise  the
  448. program will abort on an error.
  449.  
  450.    The return address may include up to five lines of  thirty characters  each.
  451. Printing of the return address will depend upon the status set for printing  of
  452. the return address. This may be set permanently by setting the defaults section
  453. following the return address  of the  SETUP section.  It may  also be  manually
  454. adjusted by entering AltF6.
  455.  
  456.    Status defaults may be changed here for startup defaults or  may be  changed
  457. while in the program as follows:
  458.  
  459.           Tag Status              AltF3
  460.           Laser Status            AltF5
  461.           Envelope Return Address  AltF6
  462.           Labels 3-Up             AltF7
  463.  
  464.  
  465.    All software and documentation copyrighted by:
  466.  
  467.                             Atlantis Software, Inc.
  468.                             25308 S. E. 35th Street
  469.                           Issaquah, Washington 98027
  470.  
  471.                            GEnie address: T.Clark11
  472.  
  473.                               all rights reserved
  474.  
  475.